Yazışmalarda Yeni Kod Sistemine Başlandı

Başbakanlığın kamu kurumları arasında arşiv ve yazışmalarda birliktelik sağlama amacıyla 2005 yılında Standart Dosya Planına geçilmesi emri üzerine kurumlar bu plana göre yazışma kodlarını kullanmaya başlamışlardı. Standart dosya planında dosya numarasından önce yazının yazıldığı birimi gösteren haberleşme kodları devamında dosya numarası ve evrak kayıt numarası yer almaktaydı.

Örnek

Sayı :B.02.0.ARV.0.11.01.03-805.02.01-3473
                 Birim Kodu            Dosya No   Kayıt No

Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı kodlamaya ilişkin önemli bir değişikliğe daha gitti. Eski kod sistemi kaldırıldı. Her kuruma  sayılardan oluşan İdari Birim Kimlik Kodu verildi.  Artık haberleşme kodu yerine birim kimlik kodu kullanılacak.  1 Ocak 2013 tarihinden itibaren tüm kamu kurumları kurum kimlik kodlarını kullanarak yazışma yapacaklar.

Örneğin eskiden Ankara Milli Eğitim Müdürlüğü Eğitim Denetmenleri Başkanlığı  B.08.4.MEM.0.06.02.00 kodunu yazmaktayken.  1Ocaktan itibaren  aynı birim: 69689422  kodunu kullanacak veya Bahçelievler Deneme Lisesi: B.08.4.MEM.2.64.LD kodunu kullanırken şimdi 14677859 kodunu kullanacak.

Yazışmalarda haberleşme kodundan sonra gelen standart dosya numaraları ise aynen kullanılmaya devam edilecek.  Kurumlar kimlik kodlarını http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx  adresinden arama yaparak veya  http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/KodlamaStandardi.aspx  adresindeki listelerden öğrenebilir.

Doğan CEYLAN
Yönetim Bilimi Uzmanı

Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının Duyurusu aşağıdaki şekildedir.

DUYURU

Resmi yazışmaların “sayı” bölümünde kullanılan Haberleşme Kodları, resmi yazının hazırlanmış olduğu birimin sırasıyla devlet teşkilatı içerisinde bulunduğu erki (yasama/yürütme/yargı), bu erk içerisindeki kurumunu, kurumun alt birimini ve varsa daha alt birimleri göstermektedir. Bu nedenle devlet teşkilatında meydana gelen değişikliklere paralel olarak değişmektedir. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün Haberleşme Kodu, Başbakanlığa bağlı iken “B.02.1.KYK” iken Gençlik ve Spor Bakanlığına bağlandığında “B.20.1KYK” şeklinde değişmiştir.

Günümüzde kamu kurum ve kuruluşları tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) içerisinde, resmi yazıların değişken nitelikte olan Haberleşme Kodlarına dayalı olarak üretilmesi ve arşivlenmesi elektronik ortamda problemler oluşturmaktadır. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün elektronik belge arşivini “B.02.1.KYK” koduna dayalı olarak oluşturmuş olduğu düşünülürse Haberleşme Kodunun “B.20.1KYK” şeklinde değiştirildiğinde arşiv kayıtlarına erişim ortadan kalkacaktır. Bu nedenle DTVT’de yer alan tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tekil ve değişmez (unique) nitelikte İdari Birim Kimlik Kodları tanımlanmıştır. Bu kodlar vatandaşlarımız için tanımlanan T.C. Kimlik Numaralarına benzemektedir.

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodlarının Kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir. Bu kapsamda tüm kurum ve kuruluşlara (Yargı kurumları ve Yerel yönetimler hariç) gönderilen resmi yazı ile değişikliğin, EBYS kullanan kurumlarda en kısa süre içerisinde (yıl sonu beklenilmeksizin), EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar içinse en geç 01/01/2013 tarihi itibariyle hayata geçirilmesi gerektiği bildirilmiştir. Yargı kurumları ve Yerel yönetimlerde değişikliğin 01/02/2013 tarihi itibari ile başlatılması planlanmaktadır. Bu kapsamda tüm belediyelere ve ilözel idarelerine resmi yazı gönderilecektir.

Tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tanımlanmış olan İdari Birim Kimlik Kodlarına “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinden ulaşılabilir.

Haberleşme Kodları ise DTVT işletilmesi kapsamında kullanılmaya devam edilecektir. Bu nedenle DTVT Görevlileri tarafından yeni kurulan kurumlar/birimler DTVT’ye haberleşme kodları ile eklenecek, hiyerarşik yapıda meydana gelen değişiklikler yine Haberleşme Kodları ile DTVT’de güncellenecektir.

Önemle Duyurulur.