MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI

Ölçme, Değerlendirme ve Sınav Hizmetleri Genel Müdürlüğü 

Sayı : 54315259-903.07.01-E.9882353 

Konu: MEBBIS Görevlendirme İşlemleri Hk.

…………. VALİLİĞİNE

( İl Millî Eğitim Müdürlüğü )

İlgi : a) 652 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname.           

        b)18/01/2012 tarih ve 2012/2723 sayılı Sınav Ücretlerine İlişkin Usûl ve Esaslara Yönelik Bakanlar Kurulu Kararı.          

        c) MEB Merkezi Sistem Sınav Yönergesi.          

      d) 30.01.2017 tarih ve 1173679 sayılı Genel Müdürlük yazısı.          

      e) 29.05.2017 tarih ve 7731298 sayılı Genel Müdürlük yazısı.        

      f) 08.06.2017 tarih ve 8559955 sayılı Genel Müdürlük yazısı. 

         İlgi(a) Kararnamenin Ek madde-1 (Ek: 1/3/2014-6528/24 md.; Değişik: 2/12/2016-6764/11 md.) 3 üncü fıkrası “… Sınav ücretinin tutarı ile usul ve esasları; sınavın özelliği, sınava katılanların sayısı, sınav görevlilerinin görev ve yetkileri ile çalışma süresi, sınav yerinin özelliği ve merkezi sınavlarda sınav ücretinin ödenme kaynağı gibi hususlar dikkate alınmak suretiyle Bakanlar Kurulu kararı ile tespit edilir.”  şeklinde ifade edilerek Bakanlar Kurulu yetkilendirilmiştir. Yine ilgi(a) Kararnamenin 15/A-(Ek: 1/3/2014-6528/16 md.) 1 inci maddesinin (e) ve (f) bentleri “… sınavlarda görev alacak personeli belirlemek ve bu kişilere gerekli hizmet içi eğitimi vermek.” şeklinde ifade edilmiş olup Milli Eğitim Bakanlığınca yapılan sınavlarda görev alacak personelin belirlenmesi için Ölçme Değerlendirme ve Sınav Hizmetleri Genel Müdürlüğü görevlendirilmiştir.

            Ayrıca ilgi(a) Kararnamenin 3 üncü maddesi gereğince düzenlenen ve halen yürürlükte olan ilgi(b) Bakanlar Kurulu Kararının Sınav işlemlerine ilişkin ortak hükümler başlıklı 5 inci maddesinin yedinci fıkrası “Sınav görevlilerinin görevlendirilme usûl ve esasları, görev, yetki ve sorumlulukları ile sınavlara ilişkin kurallar, Kurumlarca hazırlanan Yönerge ile belirlenir.” şeklinde ifade edilerek, bu hususların Merkezi Sistem Sınav Yönergesinde tanımlanacağı belirtilmiştir. İlgi(c) Yönergenin Sınavlardan Yasaklama ve Sorumluluk başlıklı 43 üncü maddesinin üçüncü fıkrası “Görevli olduğu salonda toplu kopya çekildiği tespit edilen salon görevlilerine bir yıl süreyle, tekrarı hâlinde Bakanlığın yaptığı sınavlarda sınav görevi verilmez. Bu maddedeki hükümler görevlilerin diğer disiplin cezalarını ortadan kaldırmaz. “  ile dördüncü fıkrası “Genel Müdürlükçe hazırlanan sınav görevlilerinin görevlerini belirtir doküman doğrultunda usul ve esaslara aykırı hareket ettiği belirlenen salon görevlileri ile güvenlik talimatına uygun hareket etmeyen sınav evrakı nakil/koruma görevlileri ve bu Yönergede belirtilen görevlerini yerine getirmeyen tüm görevliler hakkında ilgili disiplin yönetmeliğine göre işlem yapılır. Bu görevlilere bir yıl süreyle, tekrarı hâlinde Bakanlığın yaptığı sınavlarda beş yıl süreyle sınav görevi verilmez.“ şeklinde ifade edilerek sorumluluklar ve yasaklamalar tanımlanmıştır.

           İlgi (c) Yönergenin Sınavlardan Yasaklama ve Sorumluluk başlıklı 43 üncü maddesinin beşinci fıkrası “ Bu Yönergede yer almayan ve sınav uygulama veya sınav sonrasında ortaya çıkacak durumlar Merkez Sınav Kurulu tarafından görüşülerek karara bağlanır ve uygulanır.” şeklinde ifade edilmiş ve Ölçme Değerlendirme ve Sınav Hizmetleri Genel Müdürlüğü Merkez Sınav Kurulu yetkilendirilmiştir. 

          Yine ilgi (c) Yönergenin Bina Sınav Komisyonunun Oluşumu Ve Görevleri başlıklı 17 inci maddesinin üçüncü fıkrasının (ç) bendi “…Merkezden yapılan görevlendirmelerde tüm iş ve işlemler MEBBİS sistemi üzerinden yapılır.” şeklinde ifade edildiğinden Genel Müdürlüğümüzün ilgi (d),(e),(f) yazıları ile MEBBIS/Sınav İşlemleri modüllerinde gerekli düzenlemelerin yapılması Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığından talep edilmiştir. Milli Eğitim Bakanlığı tarafından yapılan merkezi sistem sınavları ile elektronik sınavlarda görev alacak personelin belirlenmesi amacıyla aşağıdaki işlemler yapılmıştır. Sınavlarda görev alacak salon görevlilerinin Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından resen yapılan görevlendirmeler ile belirlenmesi işlemi kaldırılmış ve Milli Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemleri ( MEBBİS ) tarafından görev başvuru ve iki kademeli onay işlemi ile yapılır hale getirilerek görevlendirmede kişisel inisiyatif engellenmiştir. Önceden ek ders ücreti ödenen sınavlarda, Sınav Ücretlerine İlişkin Usul ve Esaslara yönelik Bakanlar Kurulu Kararında belirlenen gösterge rakamlarına göre sınav ücreti ödenmeye başlanmış ve ÖSYM tarafından ödenen ücretler ile aynı seviyeye getirilmiştir.  MEBBIS görevlendirmelerinde kullanılan puan sistemi, sınavın süresi, uygulama süresi ve görevin gösterge rakamı esas alınarak yeniden formüle edilmiştir. Bu şekilde sınav süresi ile orantılı olarak; az ücret alana az, çok ücret alana çok puan verilmeye başlanmıştır. 

MEBBIS görevlendirmeleri ile birlikte resen verilen görevlerin de puanları tutulmaya başlanmıştır. Görev puanlarına ek olarak,  Mesleğe yeni başlayanlara,  İl/İlçe değişikliği yapanlara,  e-Sınav uygulama izleme eğitimine katılarak sertifika alanlara,  Görev yasağı alan ve mazeretsiz olarak bir yıllık görev yasağını tamamlayan personele görev yasağı bitiminde,  Kadrolu olarak görev yaptığı ilçede yapılan her sınav için ayrı ayrı olmak üzere görev talep eden ve görev alan personel sayılarına göre ortalama puan eklenmektedir. Kişisel kullanıcı adı ve şifresi ile sisteme giren her personel MEBBIS/Sınav İşlemleri Modüllerinden bu bilgilere ulaşabilmektedir. Her personelin görev puanı ile varsa ortalama puanı toplanarak “Sınav görevlendirmelerinde dikkate alınacak puan” oluşturulmaktadır. Görevlendirmeler sınav görevlendirmelerinde dikkate alınacak puana göre yapılmaktadır.

Salon görevlilerinin görev unvanlarının (salon başkanı, gözetmen, yedek salon görevlisi) sınav günü binalarda kura çekimi ile belirlenmesi işlemi kaldırılarak, görev talep eden personelin görev sayısı, kadro unvanı, hizmet yılı vb. gibi önceden belirlenen kriterlere göre MEBBIS tarafından belirlenmeye başlanmış böylece adil görev dağımı ile birlikte sınav güvenliği de dikkate alınmıştır.  Sınav Ücretlerine İlişkin Usul ve Esaslara yönelik Bakanlar Kurulu Kararında belirlenen tüm görevlendirmelerin MEBBIS tarafından yapılması, görev alan personelin tüm görev puanlarının tutulması hedeflenmiş olup yazılım geliştirme çalışmaları devam etmektedir.

Bilindiği üzere; merkezi sistem sınavlarında 2015 yılından tarihinden, e-Sınav merkezi bulunan illerde ise e-Sınav yapılmaya başlanan tarihten itibaren sınavlarda görev alan personele sınav görev puanı eklenmekte ve görevlendirmeler bu puanlama sistemine göre yapılmaktadır.  Önceki uygulamada, eski personel, yeni personel kendisi ile aynı puana gelinceye kadar, görev yasağı almayan personel yasaklı personel kendisi ile aynı puana gelinceye kadar görev alamamaktaydı. Bu durumda öğretmenlik mesleğine daha önce başlamak, görev yasağı almadan görevini düzgün bir şekilde ifa etmek bir kusurmuş gibi işlem görmekteydi.

Bu nedenle eski/yeni personel ile görev yasağı alan/almayan personel arasında denge oluşturulması, daha adil ve şeffaf bir görev dağılımı yapılması amacıyla görev puanı ile birlikte ortalama puan uygulaması yapılmaktadır.  Bu tip uygulamalar sınav yapan diğer kurumlar tarafından da kullanılmakta olup, Bakanlığımız olumsuz algıların önlenmesi amacıyla görev puan ayrıntıları, görevlendirme istatistikleri vb. gibi bilgileri şeffaf bir şekilde personeli ile paylaşmaktadır. 

Ayrıca ilgi(b) Bakanlar Kurulu Kararının 34 üncü maddesinin birinci fıkrası “Sınavlarda fiilen görev yapılmadığı hâlde yersiz ödenmiş olan sınav ücretleri, tebliğ tarihinden itibaren onbeş gün içinde iade edilmediği takdirde ilgiliden iki kat artırımlı olarak geri alınır.” şeklinde tanımlanmış olup sınav görev ücreti fiilen yapılan görev karşılığında ödendiğinden görev almayan personelin maddi zarara uğradığı şeklinde düşünülmesinin uygun olmayacağı mütalaa edilmekte ve görev puanı ile ortalama puan uygulamasının idari, mali veya bir disiplin cezası işlemi olmadığı bilinmelidir.

"Görev Başvuru ve Onay İşlemleri", "Görev Puanı ve Ortalama Puan", "Görevlendirme Nasıl Yapılıyor", "Görev Kaydı ve Görev Yasağı" başlıklarını içeren ve ekte sunulan "Görevlendirme İşlemleri Açıklamaları" metni MEBBIS/Sınav İşlemleri Modülünden yayınlanacaktır. Bu kapsamda görev puanları ile ortalama puanlar silinmeyecek, görev yasağı alan ve bir yılı doldurarak görev yasağını tamamlayan personelin geçmişe dönük görev yasağı kaldırılmayacaktır.

Konu ile ilgili birimlere ve personele bilgi verilmesi hususunda, Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.                                                                             

Doç. Dr. Bayram ÇETİN                                                                                                                              

Bakan a.                                                                                                                                    

Genel Müdür Ek: Görevlendirme İşlemleri Açıklamaları ( 4 Sayfa )

DAĞITIM: 

Gereği :                                                              Bilgi:

B-Planı                                                               Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Ölçme, Değerlendirme ve Sınav Hizmetleri Genel Müdürlüğünün

• 30.01.2017 tarih ve 1173679 sayılı yazısı,

• 29.05.2017 tarih ve 7731298 sayılı yazısı,

• 08.06.2017 tarih ve 8559955 sayılı yazısı gereğince,

Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca; MEBBIS Sınav İşlemleri, Elektronik Sınav İşlemleri, MSS Ücret Tahakkuk modülleri güncellenmiştir. Bu kapsamda Merkezi Sistem Sınavlarında görev alacak salon görevlilerinin belirlenmesi aşağıda belirtildiği şekilde gerçekleştirilmektedir.

A - Görev Başvuru/Onay İşlemleri

• MEBBIS Sınav İşlemleri Modülünde sınav tarihi, oturum saati, son başvuru tarihi, birinci yerleştirme son onay tarihi, ikinci yerleştirme son onay tarihi vb. gibi bilgiler tanımlanır.

• Son başvuru tarihinden önce sınav yapılacak binalara ait bilgiler MEBBIS sistemine yüklenir.

• Görev isteğinde bulunacak personel “Başvuruda bulunduğu görevlere ait görevlendirme sürecini MEBBIS üzerinden takip edeceğini, tebellüğ ettiği belgeleri okuyup bilgilendiğini ve onayladığı görevlerde sorumluluklarını yerine getireceğini beyan eder”.

• Bu beyanı yapmayan ve gerekli belgeleri tebellüğ etmeyen personel görev başvurusunda bulunamaz.

• Görev başvuruları MEBBIS / Sınav İşlemleri / Sınav Görev İstekleri ve MEBBIS / Sınav İşlemleri / e-Sınav Görev İstekleri menüsünden yapılır.

• Merkezi Sistem Sınavlarında 01 Ocak 2018 tarihinden itibaren sınav yapılacak bina tipine göre  

- “Okullarda görev almak istiyorum” ( MEB’ e bağlı resmi okullar )  

- “Okul dışı kurumlarda görev almak istiyorum“  ( Cezaevi, Askeri Tesis, Evde Sınav Hizmeti, vb. gibi) şeklinde iki tercih alınmaktadır.

• Ceza İnfaz Kurumları ile Askeri Tesislerde ilgili kurumların talebi gereği, bu kurumlarda sadece “erkek” personel görevlendirilmektedir.

• Görev tebliği MEBBIS üzerinden yapılır. Ayrıca SMS gönderme zorunluluğu yoktur.

• Görev başvurusunda bulunan personel görevlendirme süreçlerini MEBBIS sistemi üzerinden takip eder. Kendisine görev teklif edilen personel, MEBBIS / Sınav İşlemleri / Sınav Görevlerim ekranından görevi onaylamak veya onaylamamak hakkına sahiptir.

• Son başvuru tarihinin bitiminde MEBBIS tarafından birinci yerleştirme (görevlendirme) yapılır.

• Birinci yerleştirme son onay tarihi bitiminde boş kalan görevler için MEBBIS tarafından ikinci yerleştirme ( görevlendirme ) yapılır.

• Birinci ve ikinci yerleştirme işleminde görevlendirilen personel “ Birinci / İkinci yerleştirme son onay tarihi ” bitimine kadar teklif edilen görevi onaylar. Süresi içinde teklif edilen görevi onaylamayanlar için görev reddedilmiş sayılır. Ayrıca “görevi reddediyorum” şeklinde bir işlem yoktur.

• Teklif edilen görev MEBBIS / Sınav İşlemleri / Sınav Görevlerim ekranından onaylanır ve aynı ekranda bulunan “Görev Kartı” yazdırılır.

• Mazereti nedeniyle onayladığı göreve gidemeyecek olan personel, hem görevin aksamaması hem de görev yasağı alınmaması amacıyla ilgili milli eğitim müdürlüğüne müracaat ederek görevini iptal ettirebilir. Mazeretin kabul edilmesi ve görevin iptal edilmesi konusunda ilgili milli eğitim müdürlüğü yetkili ve sorumludur.  

B - Görev Puanı ve Ortalama Puan

• Görevlendirmeler, büyükşehir kapsamında bulunan illerin merkez ilçeleri de dahil olmak üzere ilçe milli eğitim müdürlüğü bünyesinde kadrolu olarak görev yapan personel arasından puan önceliğine göre yapılır.

• Merkezi sistem sınavlarında 2015 yılından tarihinden, e-Sınav merkezi bulunan illerde ise e- Sınav yapılmaya başlanan tarihten itibaren sınavlarda görev alan personele sınav görev puanı eklenmektedir. Görev Puanı Formülü: Görev Puanı = Ek Gösterge * [ 100 / (Sınav Süresi + Uygulama Süresi) ]

• Görev puanlarına ek olarak,     

- Mesleğe yeni başlayanlara,  

- İl/ilçe değişikliği yapanlara,  

- e-Sınav uygulama izleme eğitimine katılarak sertifika alanlara,  

- Görev yasağı alan ve mazeretsiz olarak bir yıllık görev yasağını tamamlayan personele, Görev yasağı bitiminde, kadrolu olarak görev yaptığı ilçede yapılan her sınav için ayrı ayrı olmak üzere görev talep eden ve görev alan personel sayılarına göre ortalama puan hesaplanmaktadır. Ortalama Puan Formülü: Ortalama Puan = [ Görev Alan Personelin Görev Puanları Toplamı / Görev Talep Eden Personel Sayısı ]

• Her personelin görev puanı ile varsa ortalama puanı toplanarak “Sınav görevlendirmelerinde dikkate alınacak puan” oluşturulmaktadır. • Görevlendirmeler Sınav görevlendirmelerinde dikkate alınacak puana göre yapılmaktadır.

• Aynı gün içinde yapılan farklı sınavlar ile gün içinde yapılacak oturumlu sınavlarda adil görev dağılımı  yapılması  amacıyla  görevlendirme  yapıldığı  anda  göreve  ait  puan  personele eklenmektedir. • Görev  puanı,  personelin  görevi  onaylanmaması  veya  ilgili  milli  eğitim  müdürlüğünce sınavdan önce iptal edilmesi durumunda silinmektedir. Bunun dışında kalan durumlarda görev puanı silinmemektedir.

• Sınav görev talebinde bulunan personel kişisel kullanıcı bilgileri ile MEBBIS’e giriş yaparak  

- MEBBIS / Sınav İşlemleri / Sınav Görevlerim menüsünden görev başvuru ve onay işlemlerini,  

- MEBBIS / Sınav İşlemleri / Sınav Puan Ayrıntıları menüsünden görev puanlarına ait bilgileri,  

- MEBBIS  /  Sınav  İşlemleri  /  Görevlendirme  İstatistikleri  menüsünden  başvuruda bulundukları sınavlara ait istatistiki bilgileri,  

- MEBBIS / Sınav İşlemleri / Sınav Görev İstekleri menüsünden varsa görev yasağına ait bilgileri,  

- MEBBIS / Sınav İşlemleri / Meb Sınav Görev Ücretleri menüsünden sınav ücretlerine ait bilgileri, görebilirler.  

C - Görevlendirme Nasıl Yapılıyor?

• Sınav yapılacak bina ve salon sayısına göre ilçede görev alacak salon başkanı ve gözetmen sayısı ile sınav yapılacak her bina için her beş salona bir yedek salon görevlisi belirlenir.

• Bu şekilde ilçede görev alacak salon görevlisi sayısı belirlenmiş olur.

• Görev başvurusunda bulunan personel her sınav ve oturum için ayrı ayrı olmak üzere, görev puanı sırasında küçükten büyüğe doğru sıralanır.

• İlk önce okul dışı kurumlarda görev alacak personel, daha sonra okullarda görev alacakpersonel belirlenir.

• Görevlilerin  belirlenmesinde;  sınav  kodu,  oturum  kodu,  sınav  merkezi  (ilçe)  kodu, okul/kurum kodu sırasında küçükten büyüğe doğru işlem yapılır.

• Salon görevlilerinin görev unvanları ile görevli oldukları salonlar 01 Ocak 2018 tarihinden itibaren MEBBIS sistemi tarafından belirlenmektedir.

• Sınav güvenliği kapsamında salon görevlilerinin görev unvanları ve görevli oldukları salonlar sınav saatine kadar gizli tutulmaktadır. Bu bilgiler sınav başlangıç saatine uygun olarak il/ilçe milli eğitim müdürlüğü yetkilileri ile bina komisyonu tarafından MEBBIS sistemi üzerinden görülmektedir.

• Puan önceliğine göre ilçe içinde görev alacak personel içinden görev sayısı, kadro unvanı, hizmet yılı  gibi kriterlere göre  önce salon başkanları, sonra  kalan görevliler arasından gözetmenler ve yedek gözetmenler rastgele belirlenmektedir.

• Engelli  aday/öğrencilerin bulunduğu salonlarda  görev  yapan  görevlileri  ise  21.04.2018 tarihinden itibaren    “yardımcı    engelli    gözetmeni”    olarak    MEBBIS    tarafından görevlendirilmektedir.

• Aynı sınavın gün içinde birden fazla oturum halinde yapılması durumunda, ilçe içindeki başvuru durumu ve puan önceliğine uyulmak şartı ile görev yerine ulaşım ile ilgili sorunlar yaşanmaması amacıyla görev alacak personel tüm oturumlarda aynı okul/okul dışı kuruma görevlendirilmesi esastır. Ancak düşük oranda da olsa, ilçe içindeki başvuru durumu ve puan önceliğine göre gün içinde yapılan oturumlu sınavlarda aynı personel için farklı binalarda da görevlendirme yapılabilmektedir.

• Okul  dışı  kurumlar  ile  okullarda  ayrı  ayrı  görevlendirme  işlemi  yapılması,  okul  dışı kurumlarda sadece erkek personelin görevlendirilmesi, oturumlu sınavlarda aynı personele görev verilmesi gibi özel durumlardan dolayı zaman zaman okul dışı kurum bulunan ilçelerde görev puanı önceliğine uymayan görevlendirmeler oluşabilmektedir.

• Aynı gün içinde yapılan farklı sınavlarda sınav başlangıç ve bitiş saatlerinin çakışması nedeniyle  personelin  görev  yerine  ulaşım  sorunu  yaşamaması,  sınav  uygulamasında aksaklıkların oluşmaması amacıyla aynı personele gün içindeki sınavlardan sadece biri için MEBBIS tarafından görevlendirme yapılmaktadır.

• Birinci ve ikinci onay işlemi sonucunda boş kalan görevler ilgili milli eğitim müdürlükleri tarafından yapılan resen görevlendirmeler ile belirlendiğinden, bu görevlendirmeler konusunda sorumluluk ilgili milli eğitim müdürlüklerine aittir.

D – Görev Kaydı ve Görev Yasağı

• Bina sınav komisyonu, sınav günü görevini yerine getiren personele ait “Göreve Gelmedi, Salon Numarası, Görev Unvanı” bilgisini sınav gününden itibaren en geç 10 gün içerisinde MEBBIS/Sınav Binası Görevli Bilgi Girişi ekranından kontrol etmek, gerekirse güncellemek ve kaydetmek zorundadır.  

• Salon  görevlilerinin  sınav  sonunda  kendilerine  ait  görev  bilgisinin  güncellenmesi  ve kaydedilmesini bina sınav komisyonundan talep etmesi, görev yasağı ve ücret tahakkuk işlemlerinde oluşabilecek hataları engelleyecektir.

• Bina sınav komisyonu, MEBBIS tarafından “Yedek Gözetmen” olarak görevlendirilen ancak görevine gelmeyen salon başkanı veya gözetmen yerine görev yapan personelin görev unvanını MEBBIS/Sınav Binası Görevli Bilgi Girişi ekranından “Salon Başkanı veya Gözetmen” olarak güncelleme yetkisine sahiptir.

• Bina sınav komisyonu, MEBBIS/Sınav Binası Görevli Bilgi Girişi ekranından görevli olduğu salonda engelli aday bulunan ve okutman/yazman olarak görev yapan salon başkanı ve gözetmenlere ait görevli unvanlarını “Yardımcı Engelli Gözetmeni” olarak güncelleme yetkisine sahiptir. • MEBBIS/Sınav  Binası  Görevli  Bilgi  Girişi  ekranında  “Gelmedi”  olarak  kaydedilen personele, Merkezi Sistem Sınav Yönergesinin 43 üncü maddesi gereğince bir yıl, tekrarı halinde beş yıl süreyle Bakanlığın yaptığı sınavlarda görev verilmez.

• Görev  yasağı  alan  personel,  mazeretini  gösteren  belge  ile  birlikte  ilgili  milli  eğitim müdürlüğüne müracaat ederek görev yasağının kaldırılmasını talep edebilir. Aksi yönde idari bir karar/ceza verilmemiş ise milli eğitim müdürlükleri personelin mazeretini geçerli kabul etmek/etmemek ve görev yasağı eklemek/kaldırmak hususunda yetkilidir.

• Onaylanan göreve gidilmemesi halinde mazeret bildirmesi görev yasağının kaldırılması ile ilgili bir durum olup personelin görev yasağı kaldırılsa bile bahis geçen göreve ait görev puanı silinmez.