Yenişafak Gazetesinden Ahmet Ünlü bugünkü yazısında kamu yöneticilerinin kurumlarda geçirdiği zamana ilişkin açıklamalarda bulundu.

Ünlü yazısında:

Zamanı sınırsız olan yöneticiler var mı?

İnsan hayatındaki en kısıtlı, aynı zamanda da geri döndürülemez en kıymetli varlığın zaman olduğunu bir Alman atasözü çok güzel anlatır: "Ahmaklar zaman kaybetmenin, akıllılar ise zaman kazanmanın uğraşı içindedir."

Acaba insan hayatında çok değerli olan zamanın kamu kurumlarındaki kullanımı Alman atasözüne uygun mu yoksa tam tersi yönde mi kullanılıyor? Elbette Almanları sevmediğimiz için sözleri de anlamsız diye düşünerek kamu kurumlarında çok rasyonel bir zaman yönetimi kullanmayız. Adeta zamanı boş geçirmenin çaba ve gayreti içinde olunduğu durumların varlığından bahsetmek çok da abartı olmayacaktır. Elbette istisnaları tenzih ediyoruz.

Bu bağlamda kamu yöneticilerinin sınırsız zamanı varmış gibi hareket ettiğine çokça şahit olursunuz. Keşke sadece kendi zamanlarının sınırsız olduğunu düşünseler ona da razı olacağız. Sıklıkla yöneticilerin toplantı için astlarını davet ettiklerini ve uzunca bir bekleyişten sonra kendilerinin toplantıya katıldıklarını duyar, görür ve yaşarsınız. Saatlerce astlarının zamanını plansız bir şekilde zayi eden bir yöneticinin zaman yönetimini bildiğini ve kavradığını iddia edebilir miyiz? Birde uzun, anlamsız ve sonuçsuz toplantılarla geçirilen zamanı görünce kamu kurumlarında zamanın sınırlı ve en kıymetli varlık olduğunu kim iddia edebilir?

Eğer zaman kıymetliyse niçin bu kadar çarçur edilir? Bazen bir saatlik sürede bitmesi gereken bir toplantı niçin saatlerce sürer ve hiçbir sonuç alınamaz? İşte cevaplanması gereken asıl sorular bunlardır.

Zaman doğru yönetilmiyorsa hiçbir şey yönetilmiyor demektir

Peter Drucker; "bir işletmede zaman doğru yönetilmiyorsa hiçbir şey yönetilmiyor demektir" diyor. Bu pencereden bakıldığında toplantı yönetimindeki performans o kurumun doğru yönetilip yönetilmediğinin de göstergesidir.

Toplantılar gergin ve hakaretlerin havada uçuştuğu bir ortamda mı yoksa saygı ve hoşgörünün hakim olduğu bir ortamda mı yapılıyor? Alınacak cevap hiçbir izaha muhtaç duyulmadan yönetimin kalitesini ortaya koyacaktır.

Yine toplantılarda konuşulan konuların ne kadarının konu ile alakalı olup olmadığı da toplantı yönetimin ve yöneticinin kalitesini ortaya koyacaktır. Daha çok yönetici mi konuşuyor yoksa herkesin fikrini açık bir şekilde ortaya koymasına fırsat vererek en iyi sonuca ulaşmaya mı çalışılıyor? Bazen kendinden başka kimseyi beğenmeyen yöneticiler, sadece kendileri konuşarak toplantıyı açar ve kimseyi konuşturmadan da toplantıyı kapatırlar. Konuşmaya çalışanlar da konuştuklarına pişman edilirler.

Durdurulamayan, geri getirilemeyen ve yavaşlatılamayan zamanın etkin yönetimi rasyonel yönetimin önemli bir kalite göstergesidir. Bunun içindir ki zamanı etkin yönetmek aynı zamanda kendimizi de etkin yönetmek anlamına gelmektedir. Yani zaman yönetiminde, insanın kendini ve işlerini nasıl yönettiği de ortaya çıkmaktadır.

Yöneticiler zaman yönetimini ne kadar etkin kullanıyor?

Eğer zamanı yönetmezseniz zaman sizi yönetmeye başlar ve bir anda en değerli varlığımız anlamsız eylem ve işlemlerle tükenir gider. Bu çerçevede yöneticilerinin zaman israfına sebep olan konuları aşağıda sıralayacağız:

1- Plansızlık

Eğer yöneticinin günlük planı yoksa neye ve ne kadar zaman ayıracağını hesaplayamaz. Bazen en anlamsız konulara saatlerce zaman ayrılırken bazen de en kritik konular zaman yetersizliğinden ayak üstü çözülmeye çalışılır. Birde plansızlığını unutarak gece yarılarına kadar çalışıyor görüntüsü veren yönetici tipleri vardır. Bu nedenle yöneticiler tembel öğrenci formatından çıkarak her konuya gerektiği kadar zaman ayırmayı öğrenmelidirler. Ancak, kendi zamanının kıymetini bilmeyen bir yöneticinin başkalarının zamanına değer vermesini beklemek nafiledir.

2- Çok uzun süren ve beklenmeyen telefon görüşmeleri

Çok uzun süren ve beklenmeyen telefon görüşmeleri de yöneticilerin zamanını değirmen gibi öğütür. Öyle ki en kıymetli zaman dilimleri rutin telefon görüşmeleriyle heba edilir gider. Böyle olunca da zihinsel çaba gerektiren konulara yeterli zaman kalmaz. Bunun içindir ki akıllı yöneticiler en dinç oldukları zamanı rutin işlere ayırmazlar.

3- Açık kapı politikası ya da kurum dışı konular

Bazı yöneticiler için kurumlarıyla ilgi ve alakası olmayan birçok konu, saatler süren zaman kaybına dönüşebilmektedir. Bazen bir gazete haberi ya da benzeri bir konu yöneticinin zamanını alıp götürür. Yine açık kapı politikası gereğince ilgili ilgisiz her konuya çözüm getirme gayreti ya da başkalarının sorunlarını çözmek için kendini vazifeli sayma politikası asıl çözülmesi gereken konuların ötelenmesine sebep olabilmektedir.

Bazı yönetici tipleri vardır ki kendi konuları ve işleri dışında her konuda ahkam kesmeye kendilerini memur hissederler. Bu yöneticiler en ulaşılabilir yönetici tipleridir. Randevulu veya randevusuz her daim bunlarla görüşmek ve dertleşmek mümkündür. Bunlar adeta mavi boncuk çerçileri gibidir. Bunlar görevden ayrılınca geride kurumsallık namına hiçbir şey kalmadığı gibi geride büyük bir enkaz kalır ve açtıkları yollar adeta kapanmaz hale gelir. Eğer bunlardan sonra disiplinli ve ilkeli bir yönetici iş başına gelmişse yeni yöneticinin kötü adam olması kader haline gelecektir. Çünkü hiçbir şey mevzuata uygun yapılmadığı için tutulan her şey elde kalacaktır.

4- Randevusuz ziyaretçiler

Bazen ayıp olmasın diye kurumunuzun önünden bir çay içmek için geçerken uğradım diyen tiplere sıklıkla rastlanır. Planlı ve disiplinli çalışan yöneticiler zamanlarını çok etkin kullandıkları için bunlarla randevusuz görüşmek zordur. Aynı zamanda da bunlar sevimsiz yönetici tipleridir. Geçerken ziyaret edeyim dedim de adam bizle görüşmedi, bayağı burnu büyümüş gibi sözler havada uçuşur.

Plansız yöneticiler için zamanın hiçbir önemi olmadığı için onlarla istenildiği zaman randevulu veya randevusuz görüşme imkanı vardır. Bunlar adeta "gönül ne çay ister ne çayhane gönül sohbet ister çay bahane" formatında iş yaparlar. İş dediğin nedir ki yönetici dediğin açık kapı politikası izlemeli ve insanları hoşnut etmelidir.

5- Başka kurum ziyaretleri

Yöneticilerin adeta kulis ve çevre edinme tutkuları için başka kurumlara mesai saatlerindeki ziyaret turları da zaman israfıdır. Biz buna israf nitelemesi yaparken birçok yönetici için bu tür ziyaretler adeta velinimet gibidir.

Böyle olunca da ziyaret dönüşünde biriken işler için birilerinin kurumda kendileriyle kalması gerekmektedir.

Kamu yöneticilerinin yukarıda sırladıklarımıza ne kadar uygun hareket edip etmediklerini elbette kendilerine sorarak muhasebe yapmaları gerekiyor. Unutulmamalıdır ki zaman çok kısıtlı ve değerli olduğu için birde bakılmış ki yöneticilik kuş olup gitmiş ve geride enkaz kalmış. Bize emanet edilen kurumlarda geçirdiğimiz zamanı, nasıl ve hangi işlerle geçirdiğimizden hesaba çekileceğimiz unutulmadan hesaba çekilmeden önce kendimizi hesaba çekmemizde fayda olduğunu düşünüyoruz.