Yöneticileri yönetmek için 7 önemli kural

Peter F. Drucker, yöneticileri yönetmek için 7 önemli kuraldan bahseder. Bunlar; 1- Yönetici listesi yapmak, 2- Yöneticinin düşüncesini öğrenmek ve ona kendi düşüncenizi ifade etmek, 3- Yöneticilerin performanslarına katkı sağlamak, 4- Yöneticilerin güçlü yanlarını tespit etmek, 5- Yöneticileri sürekli bilgilendirmek, 6- Yöneticileri sürprizlerden korumak, 7- Yöneticileri asla küçümsememektir.

1. Kural: Yönetici listesi yapmak

Yönetici listesi oluşturmak için, bir kağıda kendisine karşı doğrudan ya da dolaylı olarak sorumlu olduğunuz, performansınızı ölçen, sizi takdir veya tekdir edecek yöneticilerin listelenmesi gerekmektedir.

Hiyerarşik olarak sizin üstleriniz konumunda olmayan birçok kişinin de dolaylı olarak sizin yöneticiniz olduğunu unutmamak gerekmektedir. Bu liste yapılmazsa birçok sorunla karşılaşacağınızdan emin olabilirsiniz. Bu nedenle başarılı olmak için amirinden memuruna kadar herkesin dolaylı veya dolaysız yönetici listesi oluşturması gerekmektedir.

2. Kural: Yöneticinin düşüncesini öğrenmek ve ona kendi düşüncenizi ifade etmek

Genellikle her yöneticinin kendine özgü yönetim tarzı vardır. Kimi yöneticiler genel yönetici profiline uygunken bazılarını bir kalıba oturtmak mümkün değildir. Drucker, yönetici listesindeki insanların her birine yılda en az bir kere gidilmesini ve "Ben ve benim elemanlarım sizin görevinizi yapmanıza yardımcı olmak için neler yapıyoruz? Sizin yönetiminizi zorlaştıran neler yapıyoruz?" sorularının sorulmasını öneriyor.

Elbette bu soruların nasıl, ne zaman ve nerede sorulacağının iyi ayarlanması gerekmektedir. Aksi takdirde durduk yerde kaş yapayım denirken göz çıkarılabilir. Özellikle kamu tecrübesi olmayan, kendisinin dahi düşüncesi olup olmadığından emin olamadığı ya da yetersiz olan birçok yöneticinin kısa sürede çok şey yapmaya çalıştığını ve tribünlere (çoğu zamanda şeref tribününe) oynadığını hesaplamak gerekmektedir.

3. Kural: Yöneticilerin performanslarına katkı sağlamak

Hiçbir yönetici aynı şekilde çalışmaz ya da aynı şekilde performans göstermez. Kimi yöneticiler günün tamamına yakınında kurumlarında çalışırken kimileri ise misafir gibi işi düştüğünde kurumlarına uğrarlar. Dolayısıyla her yöneticinin kendine ait bir yönetsel tarzı ve etkin olmak için bir yöntemi olduğuna dikkat etmek gerekmektedir.

Kimi yöneticiler sabahtan gece yarılarına kadar boş durmayıp boşa çalışırlar. Bunların görünürde çok çalışıyor görünmelerine rağmen ekibini gereksiz işlerle ve detaylarla uğraştırdığı için yönettikleri kurumların mesafe alamadıkları görülecektir. İşte bu tür yöneticilerin yanlışlıklarını lisanı münasiple onlara anlatarak performanslarının düşmelerine engel olunması gerekmektedir. Yöneticilere akıl vermek kadar tehlikeli bir şey olmadığı düşünüldüğünde nasıl bir yöntem geliştirilmesi gerektiğine iyi karar verilmelidir.

Hangi düzeyde olursa olsun bütün yöneticiler başarılı olmak ister ve başarılarına katkı sağlayacak ve kendilerine mal edilecek her öneriye kapıları açıktır. Sakın ola ki hiçbir yerde yöneticiye yaptığınız ve kabul gören önerilerinizden bahsetmeyin. Bir anda istenmeyen adam ilan edilirsiniz ve başınıza hiç olmadık şeyler gelebilir.

4. Kural: Yöneticilerin güçlü ve zayıf yanlarını tespit etmek

Elinize bir kağıt kalem alarak sizden başkasının görmeyeceği bir şekilde yöneticilerinizin güçlü ve zayıf yönlerini yazın. Bunları ne kadar iyi tespit ederseniz yöneticilerinizle o kadar etkin iletişim kurabilirsiniz.

Yöneticilerin en önemli görevi yönettiklerinin güçlü yanlarını etkinleştirmek ve zayıf yanlarını önemsiz hale getirmektir. Aynı şekilde yöneticilerin de güçlü ve zayıf yönlerinin bilinmesi yönetimde etkili olmanın engellerini ortadan kaldırır. Gözlem yeteneği olan bir kişi, yöneticinin ilk toplantıda güçlü veya zayıf yönlerini tespit eder. Hem yöneticilerin hem de yönetilenlerin birbirlerinin güçlü ve zayıf yönlerini bilmeleri çalıştıkları kuruma katkı sağlanması açısından olmazsa olmaz kurallardan birisidir.

5. Kural: Yöneticileri sürekli bilgilendirmek

Normal şartlar altında yöneticilerinizin sizden neler beklediğini sözlü veya yazılı olarak bildirmesi gerekir. Bu şekilde hedeflerinizi bilirsiniz ve bu hedeflere ve önceliklere göre hareket edersiniz. İşte bazı yöneticiler hedeflerini ve önceliklerini bildirmeseler dahi bunların yerine getirilmesini isterler. Hatta astlarının kendilerini anlamadığını, kafalarının çalışmadığını dahi ifade ederler. Hele yöneticiler işportacı cinsinden ise vay yönetilenlerin haline! Öyle ki yöneticilerin kafasındakileri dahi okumanız gerekebilir. Nitekim bunlar kafasında tasarladığı birçok şeyin bilinmesini dahi isterler.

İşte bu yöneticilerin istediği veya isteme ihtimali olan şeyler hakkında da bilgilendirilmesi gerekir. Hatta yöneticilerin çok aptalca talimatlarının dahi iyi analiz edilerek ona göre bilgilendirme yapılmalıdır. Yani yöneticinin verdiği aptalca talimatlar aynen yerine getirilirse ortaya çok aptalca bir sonuç çıkar ki bu durumdan kaçınılması ve yöneticinin amacının ne olduğu iyi okunarak ona göre bilgilendirme yapılmalıdır.

Yine yaptıklarınızdan yöneticilerinizin haberi olmalıdır ki sizin yaptığınız güzel işler farklı anlaşılma riskinden kurtulabilsin.

Bazı hallerde yöneticiler o kadar yetersiz olabilirler ki hazırlanan bilgi notlarını anlamak için yeni bilgi notlarına ihtiyaç duyarlar. Bazı yöneticiler de o kadar konularına hakimdirler ki küçük bir ipucu dahi onlar için anahtar gibidir.

Sonuç olarak her yöneticinin özellikleri oldukça farklı olabilir. Kimisi iyi bir okuyucu kimisi de iyi bir dinleyicidir. Dolayısıyla kimisi yazılı raporlardan hoşlanırken kimisi de sözel bilgilendirilmek isterler.

6. Kural: Yöneticileri sürprizlerden korumak

Yöneticilerin hiç koşuna gitmeyen şeylerden birisi de beklenmedik sürprizlerdir. Başkan Kennedy görev yaptığı dönemlerde sürprizlerden nefret eder ve çok az bir sürpriz olasılığına karşı dahi ayrıntılı rapor yazılmasını istermiş. Çünkü, beklenmedik sürprizler az veya çok utançlara yol açabilir.

7. Kural: Yöneticileri asla küçümsememektir

Son olarak yöneticileri doğrudan ya da dolaylı olarak asla küçümseme gafletinde bulunulmamalıdır. Küçük veya büyük her kademe yöneticisi övülmeyi severken küçümsenmeden asla hoşlanmazlar. Hele hele geniş bir kitlenin huzurunda yöneticinin küçük düşürülmesinin ölümcül sonuçları olabilir.

Görüleceği üzere, yöneticileri ya da patronları yönetmenin basit ama oldukça önemli kuralları vardır. Bunun hem bir fırsat hem de önemli bir tehdit olduğu unutulmamalıdır.

Ahmet Ünlü - YeniŞafak