Türkiye'de ve dünyada şirket içi yaşanmış usulsüzlük örnekleri GYİAD (Genç Yönetici ve İşadamları Derneği) ve TABA/AmCham (Tük Amerikan İşadamları Derneği)'in Ernst&Young sponsorluğunda düzenlediği “Şirketiniz tehdit altında olabilir” konulu konferansta mercek altına alındı.

Konferansa konuşmacı olarak katılan Ernst&Young/ Usulsüzlük İncelemesi ve Uyuşmazlık Danışmanlığı Güneydoğu Avrupa Lideri ve uluslar arası 200 incelemede imzası bulunan Dilek Çilingir, şirketlerdeki usulsüzlük ve oluş nedenleri, belirtileri, önlemek için alınabilecek tedbirler, suistimalcinin özellikleri, usulsüzlükle karşılaşıldığında yapılması gerekenler hakkında katılımcılara geniş bilgi verirken, potansiyel bir suistimalcinin profilini de çizdi.

Çilingir'in yaptığı açıklamaya göre suistimalciler 30 yaş üzeri kişilerden oluşuyor ve yüzde 55 erkek. Bu kişiler genellikle zeki, çekici ve cazibeli oluyorlar. İstikrarlı bir bir aile hayatları varmış gibi görünürken, ortalamanın üstünde bir eğitime de sahipler.

Dolandırıcılık alışkanlık yapıyor
Egoist ve kendini beğenmiş tavırlarıyla dikkati çeken suistimalciler, araştırmacı, işte meraklı, hırslı, ihtiraslı, işe erken gelip geç çıkan, psikolojik durumu iyi, gibi özellikleri de taşıyor. Sabıka kaydı olma ihtimali çok düşük olan bu kişiler, genellikle kendilerine güven duyulan pozisyonlarda görev alıyorlar. Ayrıca muhasebe deneyimi de olan suistimalcilerin muhasebe sistemleri ve açıkları konusunda detaylı bilgi sahibi olması da bir diğer özellikleri. Çilingir konuşmasında “Suistimalciler benzer düşünür, bir kere usulsüzlüğe başlayınca bırakması çok zordur” diyerek şirket usulsüzlükleri hakkında özetle şu bilgileri verdi:

“Usulsüzlüğün meydana gelmesi için üç unsur; dürtü, fırsat (elverişli durum) rasyonelleştirme( mantıklı kılma) şeklinde sıralanabilir. Şirketler genellikle kendilerinde usulsüzlük olmayacağını düşünürler, halbuki şirketlerin büyük kısmı usulsüzlüğe maruz kalır. Usulsüzlüklerin büyük bölümü tespit edilemez. Usulsüzlüklerin büyük kısmı hala devam ettiklerinin emarelerini gösterirler. Usulsüzlüklerin büyük bölümü küçük olarak başlar ve giderek büyür. İnsanların büyük kısmında usulsüzlük yapabilme kapasitesi vardır. En ciddi usulsüzlükler yönetim tarafından yapılır. Yönetim Usulsüzlükleri en kötü etkiye sahiptir. Üst yönetimin usulsüzlük yapma oranı yüzde 5 olmakla birlikte işe etkisi en yüksek noktadır. Usulsüzlüklerin yüzde 20'si ara yönetim tarafından yapılmaktadır ve işe etkisi yine en yüksek noktadadır. Diğer calışanlar başlığında yer alan suistimalcilerin işe etkisi ise düşük seviyededir. “

Şirketinizdeki dolandırıcıyı nasıl bulursunuz?
Bu arada konuşmasında “Şirketinizdeki dolandırıcıyı bulabilir misiniz” sorusunun yanıtını da veren Dilek Çilingir, iki tip dolandırıcı olduğundan söz ederek bunlardan birisinin yırtıcı ve yağmacı özelliği taşıdığını ve nadir görüldüğünü diğerinin ise durumsal davrandığını ve yaygın olduğunu ifade etti. Yırtıcı/yağmacı suistimalcileri profesyonel hilekarlar olarak tanımlayan Çilingir, bu grubun usulsüzlük yapabilmek için tüm fırsatları araştırdığını, tamamen normal gözükmeye çalıştığını ve doğacak zarara karşı umursamaz olduğunu vurguladı.
Durumsal davranan suistimalcinin ise kendilerini usulsüzlük içinde ve bundan fayda sağlıyor pozisyonda bulduklarını ifade eden Dilek Çilingir, olağanüstü durumlar haricinde bu kişilerin normal davranışlarda bulunduğunu v e kasten zarara neden olmadıklarını kaydetti.

Usulsüzlüğü çalışanlar ihbar ediyor
Dilek Çilingir usulsüzlüklerin tespitinde kullanılan en yaygın yöntemleri ise çalışanlardan gelen ihbarlar yüzde 26.3, tesadüfler yüzde 18.8, iç denetim yüzde 18.6, iç kontroller yüzde 15.4, dış denetim yüzde 11.5, müşterilerden gelen ihbarlar yüzde 8.6, anonim ihbarlar yüzde 6.2, satıcılardan gelen ihbarlar yüzde 5.1 ve yönetimin yaptığı bildirimler yüzde 1.7 şeklinde sıraladı.

Basın önemli rol oynuyor
Konferansın bir diğer konuşmacısı yakın tarihin en önemli usulsüzlük örneklerinden olan “Enron” ve Irak'ta gerçekleştirilen “Oil For Food” programının incelemelerinde kritik görevler üstlenen aynı zamanda Ernst&Young/Usulsüzlük İncelemesi ve Uyuşmazlık Danışmanlığı Global Lideri olan David Stulb ise şirketlerdeki usulsüzlükler konusunda yaşanmış örnekleri katılımcılara aktardı. Şirket usulsüzlüklerinin ortaya çıkmasında yapılan ihbarların ve basının konunun üzerine gitmesinin etkili rol oynadığını vurgulayan Stulb, tüm dünyayı sarsan Enron skandalının bir ihbarcı sayesinde ortaya çıktığı hatırlattı. Kendi yaptığı çalışmalarda soruşturmanın başlatılmasında ihbarcıların yüzde 40'lık bir orana sahip olduğuna değinen Stulb, bunlarında yüzde 80'inin gerçek ihbarcı olduğunun altını çizdi. Usulsüzlüğün küresel bir kelime olduğunu ve dünyadaki tüm ekonomileri etkilediğini dile getiren Stulb, şirket yöneticilerine “Gelen ihbarın güvenirliliğini tespit ettikten sonra bu işi bağımsız bir denetleme kurumuna devredin, ülkenizdeki yasal prosedüre uyun. Usulsüzlüğü doğruladıktan sonra doğru düzenleyici tedbirleri alın” çağrısında bulundu.

ŞİRKETLERİN YOLSUZLUĞA KARŞI NASIL TEDBİR ALMALI ?
• Şirket kayıtlarının yaklaşık yüzde 95'inin saklandığı bilgisayar ve laptoplar çok iyi korunmalı. Bazı şirketlerde işten ayrılan çalışana bilgisayarını hediye etme gibi ilginç durumlarla karşılaşılabiliyor. Böyle durumlarda delil niteliğinde olabilecek bütün kayıtlar kaybedilmiş oluyor.

• Bilgisayarlar formatlandığında yine delil niteliği taşıyabilecek bilgilerin bir kısmına ulaşma imkanı azalıyor.

• Çalışanlar bilgisayarlarını açarken ya da işlem yaparken kullandıkları IP numaralarını iyi saklayıp diğer çalışanlarla paylaşmamalı. Bir çalışanın şifresiyle başka birinin sisteme giriş yapması durumunda işlemi kimin yaptığı anlaşılamayabiliyor. Özellikle belli kişilerden şüphelenildiği durumlarda IP güvenliği ihlal edildiği için inceleme zora girebiliyor.

• Şirketlerin denetimin hukuki boyutuna da dikkat etmeleri gerekiyor. Bilgisayarların incelenmesi 'haberleşme özgürlüğü'nün ihlali ihtimalini de barındırabileceği için, gerek işe alırken, gerek diğer süreçlerde çalışanlara bilgisayarın ve içinde depolanmış her türlü bilginin şirket malı olduğunu kabul ettiklerine dair bilgilendirilmeleri ve rızalarının alındığının onaylatılması gerekiyor.

• Hem işlemi yapma hem de denetleme yetkisi aynı kişide olmamalı. Bir kişi hem fatura bilgilerini girmekle hem de bunları denetlemekle yükümlüyse bu suiistimal ihtimalini güçlendiriyor.

• Usulsüzlüklerin önlenmesinde üst yönetimin duruşu çok önemli. Daha önceden ortaya çıkmış bir suiistimalde şirket olayın üstünü kapayıp herhangi bir yaptırım yoluna gitmezse, bu daha sonraki suiistimallerin yolunu açacaktır. Ayrıca şirket içindeki yolsuzluğu tek bir kişinin yapabileceği düşüncesi doğru değildir. Aslında tepeye kadar denetim yapılmalıdır ve dış denetim çok önemlidir.

• Şirketler sistemlerinde suiistimallerin önlenmesine yönelik programlar kullanmalı. Bu tür programlar alarm ve raporlama yaparak işlemlerde bir tutarsızlık olduğuna dair önceden alarm vererek şirketi uyarıyor.
sabah