Kamu personelinin maaş ve diğer özlük haklarına ilişkin ödemeler için bordroların el ile yapıldığı ve ücretlerin direkt elden mutemetler eliyle verildiği yıllarda her ayın 15'in de maaşlar, her ayın 1'inde hafta sonuna ya da resmi tatile gelmediği takdirde ek dersler mutlaka ödenir, bordroların ve ödemelerin elden yapılmasına rağmen gecikmeler yaşanmazdı.
Sonradan bilgisayar programları ile hesaplamalar yapılarak ödemelerin banka hesaplarına yatırılma işlemlerine geçildi ardından Maliye Bakanlığınca (Muhasebat Genel Müdürlüğü) yürütülen say2000i sistemi üzerindeki maaş ve muhasebe modülleri yani Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) geçilmiştir.
Kamu personelinin maaş ve diğer özlük haklarına ilişkin ödemeleri etkileyen değişiklikler KBS üzerinde yapılan güncellemeler ve hesaplamalar sonucunda her ayın 15'inde kamu personeli her hangi bir gecikme yaşanmadan maaşlarını almakta iken ek ders ödemelerinde ilçeden ilçeye ilden ile değişen gecikmeler yaşanmaktadır.
Şu an daha ileri teknoloji kullanmamıza ve internet ile iletişim kurmamıza ve güncellemeler ile hesaplamaların KBS sistemi üzerinden bilgisayarda yapılmasına rağmen, ek ders ücretleri bir türlü zamanında ödenemiyor.
Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okulların maaş, tazminat, ek ders gibi özlük haklarına ilişkin ödemeler ile tedavi ve ilaç giderlerine ilişkin tahakkuk işlemlerinin İllerde İl Milli Eğitim Müdürlüklerince, İlçelerde ise İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerince yerine getirilmektedir.
Okulların ek ders ücret çizelgelerinin birleştirilerek aynı Genel Müdürlüğe bağlı okullar için tek bir ödeme emri belgesi ve bordro oluşturulması işlemleri İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri tarafından yapılmaktadır.
Bu nedenle okul ve kurumlar gruplar ayrılmaktadır. Bu gruplara aşağıdaki örnekleri verebiliriz.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Bağımsız Anaokulları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-İlkokulları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Ortaokulları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Genel Ortaöğretim Okulları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Din Öğretimi Okulları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Mesleki ve Teknik Eğitim Okulları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Özel Öğretim ve Rehberlik Hizmetleri Kurumları.
Milli Eğitim Müdürlüğü-Hayat Boyu Öğrenme, Mesleki Eğitim ve Halk Eğitim Merkezleri.
Peki, ek ders ücretleri neden geç ödenir? Ek ders ücretlerinin neden geç ödendiğini sorgulamadan evvel ödeme sistemin nasıl işlediğini bilmek gerekiyor.
Şöyle ki;
Kamu personelinin maaş, diğer özlük haklarına ilişkin ödemeler ve ek ders karşılığı ücretlerinin, ilgili harcama birimlerince (okullar) kendi internet hattı olan bilgisayarları üzerinden hesaplanması, bordrolarının ve buna bağlı olarak ödeme emri belgesinin hazırlanarak, elektronik ortamda Muhasebe Birimine (İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü) ardından ödemeye yetkili Saymanlık Birimine (Mal Müdürlüklerine) aktarılmasına yönelik Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) yapılmıştır.
Muhasebe Birimince (İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü), KBS'den say2000i sistemine elektronik ortamda gelen Ek Ders Ücret Ödemeleri Raporları, Ek Ders Ücret Bordrosu, Ödeme Emri Belgesi, Kesinti listeleri, Banka Listesi raporlarının dökümü alındıktan sonra harcama biriminden (okullar) ıslak imzalı gelen ödeme emri ve eki belgeleri elektronik ortamda gelen bu bilgilerle karşılıklı kontrol edildikten sonra gruplara ayrılan okul ve kurumlar adına muhasebeleştirme işlemini yapılarak yetkili Saymanlık Birimine (Mal Müdürlüğüne) intikal ettirilir ve buradaki işlemlerin ardından en geç üç gün içerisinde bankaya ödemelerin aktarılması işlemi gerçekleştirilir.
Tüm bu işlemler aşağıdaki sırayla gerçekleştirilir.
Okul yöneticisi tarafından öğretmenin 1 ay boyunca girdiği ek ders saat bilgileri ve kesinti bilgi girişleri tamamlandıktan sonra, girilen saat bilgileri ile Ek Ders Ücret Çizelgesi (Puantaj Bilgileri ile) arasında karşılıklı kontroller yapılıp, doğrulukları sağlandıktan sonra tahakkuk işleminin yapılabilmesi için İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne hem sistem üzerinden hem de ıslak imzalı olarak elden gönderilir. Bu işlemden sonra okul yöneticisine veri girişi ve değişiklik yapma yetkisi kapatılır.
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü kendisine bağlı okulları Anaokulları, İlköğretim Okulları, Ortaöğretim Okulları yani yukarıda yer verdiğimiz grupların ek ders hesaplaması yapılıp ayrı ayrı tahakkuk ettirdikten sonra Ödeme Emri Al butonuna basılarak Ödeme Emri Belgesi alır. Ödeme emri belgesi alındıktan sonra Milli Eğitim Müdürlüğünde veri girişi ve değişiklik yapma yetkisi kapatılır.
Okullardan girilen saat bilgileri sistem üzerinde görülüp, Ek Ders Ücreti Çizelgesi ile kontrol edildikten sonra ödeme emri belgesi oluşturulup, elektronik ortamda Muhasebe Birimine aktarılmaktadır.
Ödeme Emri Belgesi kontrolü yapıldıktan sonra yapılacak olan işlem Saymanlık Birimine (Mal Müdürlüğüne) Gönder Butonuna basılarak işlemin tamamlanmasıdır. Hesaplanmış olan ek derslerin ilgili muhasebe birimine aktarılması ile Milli Eğitim Müdürlüğüne için KBS ek ders formu kullanıma kapatılacaktır.
İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünden Saymanlık Birimine (Mal Müdürlüğüne) gelen ıslak imzalı Ödeme Emri Belgesi, say2000i sisteminden (KBS) alınan Ödeme Emri Belgesi ile karşılıklı olarak kontrol edilip, doğruluğu teyit edildikten ödeme işlemi gerçekleştirilmek için bankaya gönderilir.
Peki, ek ders ücretleri neden geç ödenir?
Bunun sebebini ve çözüm yolarını araştırdığımızda ortaya şöyle sonuçlar çıkıyor;
Eğer ki, çalışanın emeğine alnının teri kurumadan ücret ödenmek isteniyor ise...
1- Ek ders puantaj girişleri için KBS üzerinden giriş işlemleri her ayın genellikle 25'inde açılıyor. Ancak bazı okullar öğretmenler raporlu olabilir endişesiyle girişler için ayın 1'nin geçmesini (Bir ay sonra mahsup etmeye uğraşmak istemediğinden) bekledikleri için sisteme ek ders girişleri geç yapılmaktadır. Bir tek ek ders ücretleri sadece Aralık ayının sonunda bir önceki yılın hesaplarının kapanması için yeni yılın Ocak ayına sarkmadan ödenmektedir. Bu uygulamanın diğer aylarda da kullanılması ek derslerin zamanında ödenmesini sağlayacaktır.
2- Bütün okulların ek ders saat bilgisi girildikten sonra ödeme emri belgesi oluşturulmaktadır. Bir okulun gecikmesi demek o okulun bağlı olduğu grubun ödeme emri belgesinin oluşturulmaması demek buda o ay bu gruptaki okulların ek derslerini geç alması demektedir.
3- Ek Ders hesaplama işlemlerinin her ayın 1'in den sonra başlanarak ayın 6'sı mesai saati bitimine kadar tamamlanması gerekmektedir. Bu işlemler yapılmaz ise Hazine İç ödemeler saymanlık ek dersleri maaş ödemesi gibi sayarak ayın 15 inde ödeneceklerin listesine atmaktadır ve ayın 15 inde önceki iki iş günü içerinde para memura ödeme yapacak bankanın hesabına geçmektedir. Dolayısıyla ayın 6'sından önce ek ders ödemeleri için tüm gerekli işlemlerin sorumlular tarafından yapılması gerekmektedir.
4- Bazı Mal Müdürlükleri her ödeme döneminde ek ders ücret onayı ile bütün okul türlerinden evrakların tam olmasını isterken, bazıları istememektedir. Ancak milli eğitim muhasebe bölümü çalışanları ve okul müdürlükleri bu konuda bir türlü koordineyi sağlayamıyor. Her ay mutlaka okullardan birinde bir eksik çıktığından, onayı eksik veya belgeleri eksik olanlar yüzünden bütün bir ilçe beklemek zorunda kalmaktadır.
5- Hem teknolojiyi kullanıyoruz hem de ıslak imzalı evrak eksik diye teknolojinin getirdiği kolaylığı geri plana itiyoruz. Ek ders onayı, puantaj, vb. evrakların yerine KBS'ye yapılan girişler ve onay yeterli olmalıdır. Evraklar gerekli hallerde verilmek üzere okullarda saklanmalıdır.
6- Ödemeler okul bazında değil genel müdürlükler yani yukarıda sıraladığımız gruplar bazında yapılıyor. Bir okul işlemleri geciktirmişse bütün ilçe onu bekliyor. Dolayısıyla ödemeler genel müdürlük bazında değil okul bazında olmalı, onay veren okul ve kurumun listesi ve toplam ücret bankaya anında sistem üzerinden aktarılmalıdır.
7- Bankalar kendi hesaplarına yapılan ek ders ücretlerini öğretmenin hesabına 1 veya 2 gün sonra yatırmaktadırlar. Bu konu promosyon anlaşmasına "Ücretin yattığı gün ücretler hesaba aktarılır." maddesi konulmak suretiyle çözülebilir.
Ahmet KANDEMİR
www.memurlar.net