Bilgi İşlem Dairesi Başkanı Özgür Türk, konuya ilişkin, 2012 Ekim ayından itibaren Bakanlık merkez teşkilatında kullanılmaya başlanan Doküman Yönetim Sistemi’nin (DYS), 2016 yılı itibarıyla tüm ilçe millî eğitim müdürlüklerinin kullanımına sunulduğunu, sistemi bütün okullarda yaygınlaştırmayı hedeflediklerini söyledi.
DYS’nin yaygınlaştırma sürecini aktaran Türk şunları söyledi: “2016 yılında Çankaya İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü ve Bolu İl Millî Eğitim Müdürlüğüne bağlı kurumların sisteme dahil edilmesi ile başlatılan süreç 23 Ocak 2017 tarihinde Kocaeli’deki okul ve kurumların katılımıyla devam ettirilmiştir. 1 Şubat 2017 tarihinde Ankara, Aksaray, Amasya, Denizli, Erzincan, Kahramanmaraş, Niğde, Osmaniye, Sivas, Sakarya’da il ve ilçe millî eğitim müdürlüklerine bağlı 6 bin 275 resmi okul ve kurum ile birlikte 13 binin üzerinde kullanıcı sisteme dahil edilmiştir. Önümüzdeki süreçte, Şubat ayında 15 ilde 7 bin 200, Mart ayında 25 ilde 16 bin 200, Nisan ayı içerisinde ise 10 ilde 5 bin 500 okul/kurumun daha DYS’ye dâhil etmeyi planlıyoruz.”
Gelinen son aşamayı da anlatan Türk şunları söyledi: “Kademeli olarak her 15 günde 10 ilin geçtiği sisteme 15 Mayıs tarihinden itibaren Türkiye genelinde bütün okullar, yazışmaların tamamını elektronik ortamda il, ilçe veya Bakanlığa gönderecek.”
DYS’nin, Millî Eğitim Bakanlığına bağlı 12 ülkede bulunan kurumlarında da kullanıldığını hatırlatan Türk, “Yurtdışındaki temsilciliklerimizin hepsi sisteme geçecek. Böylece yurt içi ve uluslararası posta işlemleri ortadan kalkmış olacak. DYS, hem Türkiye’de hem de yurt dışında yaygınlaştığı takdirde bürokrasinin hızlanması sağlanırken, büyük bir masraf ortadan kalkmış olacak, zaman ve maliyet açısından büyük bir tasarruf etmiş olacağız. Ayrıca geçmişe dönük bir arşiv olacak.” değerlendirmesinde bulundu.
Millî Eğitim Bakanlığına bağlı yaklaşık 50 bin kurumda 1 milyon personelin çalıştığını hatırlatan Türk, yaklaşık olarak yılda 16 milyon evrak oluştuğunu, bununla birlikte 25 milyon evrakın oluşturulmasının beklendiğini söyledi.
Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı bünyesinde DYS ile ilgili ayrı bir daire başkanlığın çalıştığını dile getiren Türk, “Burada yazılımcı arkadaşlarımız çalışıyor, il ve ilçelerde DYS’yi yürüten arkadaşlarımız var. İllerdeki DYS yönetici arkadaşlarımızı yılda 2 defa topluyor, eğitim veriyoruz, onlar da ilçelerde eğitim veriyorlar, ilçeler de okulları topluyor ve okullarda DYS’ye bakan personele eğitim veriyor. Ayrıca online eğitim videoları çekildi, bu eğitim videolarına mebdeogren.meb.gov.tr adresinden de ulaşılabiliyor.” bilgisini paylaştı.