Sayın Bakanımızın göreve başlamasından itibaren Milli Eğitim camiasında ve  alt yapısında değişiklik olacağını, özellikle Merkez taşra ilişkisinde yazılı, sözlü interaktif iletişimin yoğun kullanılacağı ve var olan iletişim cihazlarının azami ölçüde değerlendirilip israf edilen zamanın, kağıdı ve geciken işlerin önüne geçileceğinden  eminim. Bunun  emareleri görülmeye başlandı.Elektronik yapılanma konusunda bakanımızın yeterli birikiminin olduğu düşünüldüğünde bu çalışmaların  hızla ve aksamadan yürütülmesi sürpriz olmayacaktır.Zaten daha önce görev yaptığı  bakanlığında da bu tür çalışmalarla öne çıkmıştı.   Milli Eğitim teşkilatı için olmazsa olmazlardan biriside elektronik dökümün sistemine geçilmesidir.

Elektronik doküman sistemi kurumlara ne katkı, sağlar

Elektronik evrak, belge ve bilginin tek bir merkezden yönetimini sağlar, veri tekrarını, çoklu dağıtımlarda belge kopyalanmasını engeller, bürokrasiyi azaltıp, verimliliği artırır, kağıt kullanımını en aza indirger, kırtasiye tasarrufu sağlar.

Elektronik evrak, hızlı içerik aramasına imkân sağlayarak, belgelere kolay erişim sağlar. Web temelli altyapısı sayesinde, mekândan bağımsız bir şekilde, hem kurum içi, hem kurumlar arası, hem de kurum dışı kullanım ve belge havuzuna erişim imkânları verir. Elektronik evrak, kurumsal formların, dijital ortamda kullanım ve raporlanmasını sağlar, kurumsal iş süreçlerinin, elektronik iş akışları üzerinden yürütülmesine imkân sunar, organizasyon içerisinde ortak belge, iş akışı ve form kullanımı ile Kurumsallaşmayı destekler. Yönetim tarafından izlenebilirliği sağlar.

         Belgelerin dijital ortamda depolanması ile erişim kolaylığı sunar, fiziksel ve arşiv arşivleme maliyetlerini düşürür, afet ve diğer risklere karşı güvenlik sağlar, bakım sürecini kolaylaştırır.

         Bakanlığın devasa büyüklüğü göz önüne alındığında nedenli zaman, dökümün ve materyal kaybı olduğu ortaya çıkacaktır. Konu ile ilgili yazılım üreten firmalardan bazı il ve ilçelerde kullanılan e-evrak sistemi 1 yılda kendi ekonomik bedelini karşıladığını bunun yanı sıra ulaşılamayan tüm birimlere sürekli (online) bağlı kalındığını ve evrak bekleme problemlerinin çözüldüğü görülmektedir. Bu hizmeti neden bakanlığımız mebbis gibi bir platform altında yapmasın bu teknolojiye ve imkana sahip olduğu hepimiz biliyoruz sadece güçlü irade olur dediğinde çözüme ulaşılacaktır. Bu günkü Mebbis altyapısın bir kaç makine (server) eklenerek çözülmesi mümkündür. Bakanlığın bu alanda ülkemizin öncü kuruluşlarındandır yeniden yapılanma ile dinamik bir işlevselliğe kavuşması ile bu tür konuları kolayca aşacağına inanıyorum. Yapılan her yeniliğe direnç gösterilmesi doğaldır karşı fikirler değerlendirilip, eleştiriler dikkate alınarak, diğerleri görmezden gelinerek yeniden organizasyon yapılmalıdır. Bu iradeyi bugün ki yönetici kadrosunda görüyorum bakanlığımıza bağlı kurumların elektronik altyapısının %80 verimli kullanıldığında ne denli büyük bir alt yapıya sahip olduğumuzun farkına varalım.

Amerika Birleşik Devletlerinde Yapılan bir araştırmayı paylaşmak istiyorum.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Kullanılmadığı Durumlarla İlgili Bazı İstatistikler

• Evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına, işçilik maliyetlerinin %20-%45'ine ve cironun %12-%15'ine mal olmaktadır.⁽¹⁾
• Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i, kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.⁽²⁾
• Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$'dır.⁽²⁾
• Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.⁽²⁾
• Sadece ABD'de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır.⁽³⁾
• Sadece ABD'de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.⁽⁴⁾
• Türkiye'de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.⁽⁵⁾
  1. Research by Gartner, 1997, http://www.gartner.com
     ⁽²⁾ Cooper's and Lybrand, 1997, http://en.wikipedia.org/wiki/PwC, http://www.pwc.com
     ⁽³⁾ InfoTech Research Group, "Paper Cut : The True ROI of Document Management", 2008, http://www.infotech.com
     ⁽⁴⁾ US Environmental Protection Agency, 2004, http://www.epa.gov
     ⁽⁵⁾ T.C. Çevre ve Orman Bakanlığı, 2007, http://www.cevreorman.gov.tr

Necati TURGUT

Eğitim Yöneticisi